В 1961 году на Гаагской конференции была принята международная форма заверения документов, именуемая апостилем. Она используется в тех случаях, когда физическому либо юридическому лицу за пределами страны необходимо подтвердить достоверность тех или иных сведений в письменной форме.
По сути, апостиль – это штамп, который ставится как на оригинале, так и на копии определенных документов. Это может быть свидетельство о рождении, регистрации юридического лица, диплом – все зависит от того, какие именно сведения необходимо подтвердить на международном уровне. Но есть одно важное условие: апостиль не проставляется на бумагах личного пользования – доверенностях, договорах, расписках.
Какие документы подлежат апостилированию и как они оформляются?
Проставляется апостиль в Минюсте либо территориальных органах, находящихся в подчинении Министерства юстиции. На документах, подлежащих апостилированию, должна быть, как минимум, одна отметка государственных органов – штамп либо печать. Заверению апостилем подлежат документы, выданные:
● отделами ЗАГСов;
● управлениями внутренних дел;
● нотариальными конторами либо подлежащими нотариальному заверению (например, договора купли-продажи, свидетельства о праве собственности на недвижимость).
Апостиль может быть проставлен как на оригинале документа, так и на его копии – все зависит от требований той страны либо учреждения, для которых выполняется апостилирование. Если речь идет о копиях, то очень часто требуется их перевод на государственный язык той страну, где будет предоставлен документ. Например, свидетельство о браке, выданное на территории Украины и требующее легализации в Италии, в обязательном порядке переводится на итальянский язык. И наоборот, свидетельство о рождении, выданное в Италии, для легализации на территории Украины в обязательном порядке переводится на украинский язык. На таком переводе и ставится штамп апостиля. Поэтому очень часто услуги апостилирования оказывают бюро переводов, где есть специалисты, владеющие различными языками.
Если используется апостиль, то он должен содержать обязательные сведении, иначе такой штамп может быть признан недействительным. При апостилировании указываются страна и населенный пункт, где выполнена легализация документа, фамилия и подпись лица, поставившего штамп, номер и дата проставления апостиля. Кроме этого, документ, подлежащих апостилированию, должен иметь печать государственного органа, информацию о дате и месте выдачи, подпись и фамилию лица, ответственного за его оформление.
В каких случаях апостиль в Минюсте проставить не удастся?
Физические и юридические лица, нуждающиеся в услуге апостилирования, могут получить отказ в легализации документов, если на них имеются следы повреждений либо исправлений. Также не подлежат заверению апостилем документы с ламинированным покрытием либо потертостями на сгибах, из-за которых установить подлинность подписи, печати либо прочесть необходимую информацию не представляется возможным. В таких случаях рекомендуется получить дубликат документа и только после этого выполнить процедуру апостилирования.
Проблемы могут возникнуть и в том случае, если в документах обнаружены разночтения. Например, имя и фамилия человека в паспорте и в свидетельстве о браке различаются. В таких ситуациях апостиль может быть проставлен лишь после устранения разночтений.