Робота навіть найменшої організації чи підприємства неможлива без канцелярських товарів. Для укладання договорів, замовлень матеріалів, обліку майна та виробленої продукції потрібні письмове приладдя, папір, додаткові пристрої. Більшість цих виробів відносяться до витратних матеріалів, тому їх потрібно регулярно списувати та закуповувати нові ресурси.

Списання канцелярських товарів витрачених потреб організації, оформляється спеціальним актом.

Форма

Законодавство не встановлює спеціальних бланків для цієї процедури. Документальне оформлення списання канцтоварів допускається упорядкуванням акта у вільній формі. Практично таке рішення має деякі незручності для підзвітних осіб – адже для складання офіційного документа доводиться витрачати зусилля на приведення його у належний вигляд. Ця обставина легко вирішується розробкою та затвердженням у керівника організації відповідного шаблону. Тоді, за потреби списання канцтоварів у бюджетній установі чи будь-якого підприємства, треба буде лише заповнити готовий бланк. Це значно спростить процедуру та заощадить час на оформленні документації.

Що стосується канцелярських товарів

Визначення канцелярських товарів досить розпливчасте і іноді викликає складності, наприклад, при необхідності списання калькулятора через поломку. До цього списку можна сміливо відносити наступні канцелярські приналежності:

  • папір;
  • ручки;
  • олівці;
  • стрижні та ін.

Додаткових роз'яснень у нормативній документації немає. У певному роді канцтовари можна визначити як засоби для ведення документації, але товарознавці зараховують до цієї категорії креслярські та шкільні приладдя (з пеналами та портфелями) та оргтехніку (у тому числі і калькулятори). Списання паперу в бюджетній установі зазвичай не складає труднощів, але крім цих виробів, у пропонований список слід включити штемпельні подушки, печатки, папки та багато інших товарів.

Викликає складнощі й віднесення канцелярського приладдя до основних засобів або матеріально-виробничих запасів підприємства (МПЗ). До позиції матеріальних запасів відносяться вироби, термін служби яких становить менше року, а такі предмети як органайзери, діроколи, ножиці, підставки під папки, калькулятори, принтери та багато іншого, служить набагато довше.

Бувають і інші труднощі, списати печатку у бюджетній установі просто так не можна. Щоб списати кліше, що прийшло в непридатність, створюється комісія, яка знищує виріб так, щоб він не міг бути використаний надалі.

Каучукові штампи ріжуться на шматочки, дерев'яні спалюють. Факт знищення підтверджується актом.

Для чого проводиться списання

Будь-які витрати організації мають підтверджуватись документально. Купуючи те чи інше письмове приладдя, пристосування, оргтехніку, підприємство витрачає на них гроші. Якщо не списувати витрачений папір, олівці, ручки, у підсумку ця сума пропаде. Тому доводиться спочатку оприбуткувати придбання канцтоварів, потім списувати. Сам процес проходить у три етапи:

  • Придбання канцприладдя (з отриманням рахунку в організації, що торгує).
  • Передача товару у підрозділ.
  • Створення комісії, складання акта списання.

Якщо вирішувати, яким коштом віднести канцтовари, слід визначити, належить цей конкретний предмет до основних засобів чи матеріальних запасів. Предмети, що мають термін використання менше року та вартість менше 4000 грн, відносять до матеріальних запасів. Їх списують одразу після видачі. Більш дорогі вироби відносяться до основних засобів, тому бухгалтери повинні враховувати амортизацію під час їх використання. Після закінчення розрахункового періоду їх можна списати. Тільки з огляду на вартість, можна списати калькулятор у бюджетній чи іншій організації.

Хто може застосовувати цей акт

На питання кому можна застосовувати акт про списання та як списувати канцтовари у бухгалтерському обліку юристи відповідають, що цей документ підійде будь-якому підприємству. Його можуть застосовувати великі організації, представники середнього та малого бізнесу. Жодної різниці при використанні різних систем оподаткування немає.