Згідно з дослідженнями, близько 68% компаній стикаються зі значними труднощами та фінансовими втратами після переїзду офісу (crown-cars.com/uk/ofisnyj-perejizd). Серед причин – хаотична підготовка, погана координація на всіх етапах робіт, неправильний розподіл відповідальності між співробітниками.
Щоб уникнути помилок, потрібно заздалегідь ретельно спланувати всі дії щодо переміщення офісу — від вибору підрядника до запуску роботи офісного персоналу у новому місці. Далі ми розповімо, як грамотно розподілити зони відповідальності, продумати логістику перевезення меблів та техніки, підготувати документи та запакувати майно компанії.
Як вибрати підрядника та транспорт для офісного переїзду?
Для мінімізації ризиків при переїзді важливо вибрати надійну транспортну компанію, яка візьме на себе всі турботи щодо планування переїзду та логістики. Наступні поради допоможуть вам підібрати відповідального виконавця:
- Вимагайте укласти офіційний договір на офісний переїзд із зазначенням усіх етапів, термінів, гарантій та форс-мажорних обставин. Вибрана вами компанія має надати договір або сформувати персональну угоду з прописаною поетапною схемою переїзду, чіткими датами виконання кожного етапу аж до повного завершення робіт та підписання акту.
- Професійні вантажники повинні мати спецобладнання та витратні матеріали для надійного пакування офісного майна — посилені коробки, ящики з перегородками, поліетиленову плівку та ін. Це необхідно для захисту речей від механічних пошкоджень під час навантаження та транспортування.
- Надайте перевагу виконавцям зі значним досвідом організації офісних переїздів. Компанії з відпрацьованими процесами спрацює більш злагоджено і швидше.
Як запакувати документи, техніку та меблі при переїзді до нового офісу?
Більшість важливої інформації про діяльність компанії несуть у собі документи — фінансові, юридичні, кадрові та інші. Тому вкрай важливо забезпечити їх захист та безпеку.
Зберіть усі документи до папок за категоріями та підпишіть їх — так буде простіше зорієнтуватися. Потім запакуйте папки в щільні архівні коробки з кришками та обов'язково заклейте їх скотчем. Це убереже документи від пилу, вологи та деформації під час транспортування.
Особливо ретельно потрібно запакувати всю техніку — комп'ютери, принтери, телефони та інше обладнання. Для початку відключіть системні блоки від моніторів і запакуйте в окремі коробки. Усю офісну техніку потрібно ретельно загорнути у пухирчасту плівку, щоб захистити майно від пошкоджень.
По можливості, розберіть меблі на складові компоненти, це значно зменшить навантаження під час транспортування. Скляні та дзеркальні частини надійно оберніть у захисну тканину або плівку. Усі рухомі механізми меблів необхідно зафіксувати розпірками. Дрібні знімні деталі (ніжки, ручки тощо) потрібно запакувати окремо в поліетиленові пакети з чітким маркуванням, до якого предмету меблів вони належать.
Слідуючи цим простим рекомендаціям щодо перевезення цінного майна, можна суттєво знизити ризики пошкодити або втратити його при переїзді до нового офісу.